I. Giới thiệu chung
– Nếu như trước đây, kế toán phải xử lý số liệu, lên sổ sách, báo cáo hoàn toàn bằng tay, thì ngày nay, với sự hỗ trợ của Máy vi tính, công việc của kế toán đã đơn giản đi rất nhiều.
– Kế toán có thể lên sổ sách, báo cáo trên Phần mềm kế toán Excel, hoặc phần mềm kế toán máy. Và trong khóa học TỔNG HỢP ĐẶC BIỆT: HỌC NHƯNG KHÔNG PHẢI LÀ HỌC tại ĐAM MÊ KẾ TOÁN, các bạn sẽ học kế toán trên Excel, sau khi đã thành thạo kế toán trên Excel, bạn sẽ chuyển sang học kế toán trên Phần mềm kế toán MISA 2017.
– Tại sao bạn lại phải học kế toán trên Excel, mà không học luôn kế toán trên phần mềm MISA 2017, bởi:
+ Học trên Excel sẽ giúp bạn có thêm kiến thức về Excel, phục vụ cho công việc của bạn sau này.
+ Học trên Excel, bạn phải nhập liệu toàn bộ, và thiết lập công thức lên sổ sách, lên báo cáo, điều đó sẽ giúp bạn hiểu kỹ, hiểu sâu hơn bản chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cũng như nắm chắc quy trình lên sổ, lên BCTC.
– Bạn cần trang bị những gì để có thể hoàn thành tốt khóa học này:
+ Thứ nhất: Nắm chắc kiến thức cơ bản về kế toán, để có thể Nhập liệu được chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Thứ hai: Nắm chắc kiến thức cơ bản về Excel, để có thể Thiết lập công thức lên Sổ sách, lên BCTC trên Excel.
– Phần mềm kế toán Excel của ĐAM MÊ KẾ TOÁN có gì đặc biệt hơn các phần mềm khác:
+ Báo lỗi khi nhập sai tài khoản
+ Tự động đánh số chứng từ
+ Tự động đánh Mã Khách hàng – Nhà cung cấp
+ Tích hợp lấy công thức tự động lên UNC
+ Tích hợp lấy công thức tự động lên Biên bản đối chiếu công nợ
+ Tích hợp bảng chấm công tự động thay đổi thứ trong tuần
+ Tích hợp bảng lương thiết lập công thức tính thuế TNCN tự động
+ Tích hợp tính năng kiểm soát ngày tháng nhập liệu
+ Tích hợp tính năng báo lỗi khi khai báo trùng mã KH – NCC
+ Tích hợp tính năng báo lỗi khi nhập thiếu, nhập sai dữ liệu
+ Tích hợp tính năng lấy số liệu lên bảng kê mua vào, bán ra và tờ khai thuế GTGT
+ Tích hợp tính năng theo dõi chi phí không hợp lý
+ Tích hợp tính năng in phiếu tự động
– Menu chính của phần mềm:
II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
1. Hướng dẫn Bảng nhập liệu.
– Bảng nhập liệu là bảng ghi chép lại toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp theo trình tự thời gian.
– Bảng được thiết kế rất nhiều cột, và không phải nghiệp vụ kinh tế nào cũng phải điền đầy đủ các cột đó, tương ứng với từng nghiệp vụ sẽ điền các cột tương tứng.
+ Cột có đánh dấu (*) là cột bắt buộc nhập đối với tất cả các nghiệp vụ
+ Cột có đánh dấu (**) là cột đã thiết lập công thức tự động, bạn không sửa công thức ở cột này
– Chi tiết nhập liệu trên từng cột như sau:
+ Loại chứng từ (*): Tích chọn mã chứng từ phù hợp
Ghi Nợ TK 111 tích chọn Phiếu thu – PT
Ghi Có TK 111 tích chọn Phiếu chi – PC
Ghi Nợ TK 152, 153, 155, 156 tích chọn Phiếu nhập kho – PNK
Ghi Cợ TK 152, 153, 155, 156 tích chọn Phiếu xuất kho – PXK
Các nghiệp vụ còn lại chọn Phiếu kế toán – PKT
Lưu ý: Với mỗi nghiệp vụ phát sinh, chỉ chọn Loại chứng từ 1 lần duy nhất.
+ Số chứng từ (**): Công thức tự động đánh số chứng từ
+ Thông tin lấy lên phiếu Thu – Chi – Nhập – Xuất: Chỉ nhập với những trường hợp là Thu – Chi – Nhập – Xuất, nếu không thì bỏ trống. Dữ liệu ở các cột này sẽ lấy số liệu lên phiếu Thu, phiếu Chi, phiếu Nhập, phiếu Xuất.
+ Ngày tháng ghi sổ (*): Là ngày thực tế ghi sổ, có thể bằng hoặc sau ngày tháng chứng từ. Thông thường thì hai ngày này bằng nhau, chỉ có một vài trường hợp đặc biệt mới có sự khác nhau.
Ví dụ: Ông Cương đi tiếp khách ngày 01/12, và đã thanh toán tiền tiếp khách cho nhà hàng. Đến ngày 03/12 ông Cương mới mang hóa đơn đó ra làm thanh toán với Kế toán, lúc này, kế toán sẽ thanh toán và viết Phiếu chi thanh toán vào ngày 03/12 ==>Ngày tháng ghi sổ là ngày 03/12, ngày tháng chứng từ 01/12.
+ Số hiệu chứng từ (*): Là số hiệu của chứng từ gốc đi kèm (Ưu tiên số hóa đơn)
+ Ngày tháng chứng từ (*): Là ngày tháng trên chứng từ. Thiết lập công thức tự động ngày tháng chứng từ bằng ngày tháng ghi sổ.
+ Thông tin theo dõi công nợ; kê khai thuế: Dùng trong các nghiệp vụ sau:
- Các nghiệp vụ hạch toán vào tài khoản công nợ: 131, 331, 138, 338, 141,…phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng công nợ, để lên Báo cáo công nợ
- Các nghiệp vụ phải kê khai lên bảng kê mua vào, bảng kê bán ra của tờ khai thuế GTGT, để lấy số liệu lên cột Tên người mua/bán, MST người mua/bán.
+ Diễn giải (*): Diễn giải chi tiết nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ví dụ: Nghiệp vụ mua hàng, diễn giải theo cấu trúc: Nhập mua + Cái gì + Của ai + Theo chứng từ nào. Các nghiệp vụ khác diễn giải tương tự
+ Hạch toán (*): Hạch toán vào tài khoản chi tiết. Và đối với các định khoản phức tạp sẽ phải tách ra thành các định khoản giản đơn.
Ví dụ: Nghiệp vụ mua hàng về nhập kho, chưa thanh toán tiền cho người bán, định khoản như sau:
Nợ TK 152
Nợ TK 1331
Có TK 331
Sẽ tách ra như sau
Nợ TK 152 và Nợ TK 1331
Có TK 331 Có TK 331
+ Số tiền phát sinh (*): Số tiền tương ứng từng cặp phát sinh Nợ – Có
+ Chi phí không hợp lý: Tích dấu X nếu là chi phí không hợp lý, và loại ra khi quyết toán thuế TNDN.
Ví dụ: ĐAM MÊ KẾ TOÁN nộp phạt vi phạm hành chính về thuế bằng tiền gửi ngân hàng, số tiền 2.000.000
- Vế chế độ kế toán: ĐAM MÊ KẾ TOÁN hạch toán bình thường
- Theo chính sách thuế: Chi phí phạt vi phạm hành chính về thuế không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, sẽ loại ra khi quyết toán thuế TNDN
+ Theo dõi vật tư: Chỉ nhập đối với các nghiệp vụ Nhập kho, xuất kho (Hạch toán vào các tài khoản 152, 153, 155, 156), để lấy số liệu lên N – X – T và sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
+ Đối tượng tập hợp chi phí: Nhập liệu với các nghiệp vụ sau:
- Xuất NVL ra sản xuất, để tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm.
- Nhập kho sản phẩm hoàn thành
+ Khai báo thuế GTGT: Nhập liệu với các nghiệp vụ phải kê khai trên bảng kê mua vào, bảng kê bán ra, để lấy số liệu lên bảng kê, và tờ khai thuế GTGT.
+ Hạch toán TK cấp 1 (**): Công thức tự động, dùng để lấy lên sổ sách, báo cáo có liên quan.
+ Tháng báo cáo (**): Công thức tự động, dùng để lấy lên sổ sách, báo cáo có liên quan
+ Khai báo BCTC: Khai báo để lấy số liệu lên Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
+ Lọc mã KH – NCC (**): Công thức tự động, dùng để lấy số liệu lên báo cáo Công nợ.
+ Kiểm tra dữ liệu (**): Công thức tự động, phần mềm sẽ báo lỗi các nghiệp vụ nhập thiếu, nhập sai. Cuối mỗi tháng, bạn sẽ phải check lại dữ liệu ở phần kiểm tra dữ liệu trước khi kết thúc tháng đó.
2. Hướng dẫn thiết lập số liệu lấy lên phiếu Thu – Chi – Nhập – Xuất – Phiếu kế toán
– Phần mềm đã thiết lập sẵn công thức tự động lấy số liệu lên các phiếu Thu – Chi – Nhập – Xuất, bạn sẽ check lại số liệu, và thiết lập in phiếu tự động để kẹp với bộ chứng từ.
3. Hướng dẫn lấy số liệu lên Sổ sách, báo cáo, bảng biểu.
– Trong các mẫu sổ sách, báo cáo, bảng biểu đã có gợi ý công thức cho các bạn, để các bạn thiết lập công thức. Và bạn muốn xem hướng dẫn chi tiết hơn, có thể tham khảo thêm các VIDEO hướng dẫn chi tiết để thực hiện nhé. Các VIDEO này sẽ được chia sẻ tại một trong các kênh sau:
+ Kênh Youtube của ĐAM MÊ KẾ TOÁN: https://www.youtube.com/channel/UCcAcv0ttB6AlYJM3f9_78mA
+ Website của ĐAM MÊ KẾ TOÁN: http://dammeketoan.edu.vn
+ Fan Page của ĐAM MÊ KẾ TOÁN: https://facebook.com/dammeketoan2014
+ Group của ĐAM MÊ KẾ TOÁN: https://facebook.com/groups/dammeketoan
Xem chi tiết video hướng dẫn nhập liệu, và giới thiệu các tiện ích của Phần mềm kế toán Excel
Để trải nghiệm điều tuyệt vời nhất của file kế toán Excel này, bạn có thể đăng ký tham gia khóa học TỔNG HỢP ĐẶC BIỆT: HỌC NHƯNG KHÔNG PHẢI LÀ HỌC của ĐAM MÊ KẾ TOÁN nhé, chi tiết khóa học tham khảo TẠI ĐÂY
